Co zrobić, jeśli posiadacz brytyjskiej wizy jest zatrudniony przez pracodawcę, który nie odprowadza podatków i składek emerytalnych?

22 dnia następnego miesiąca to typowy termin płatności składek emerytalnych.

W wytycznych rządu brytyjskiego dotyczących emerytur pracowniczych zaznaczono, że składki indywidualne potrącane z wynagrodzenia należy zazwyczaj wpłacić elektronicznie do programu najpóźniej do 22. dnia następnego miesiąca, a w przypadku płatności czekowej – do 19. dnia. W przypadku stwierdzenia rozbieżności między potrąceniami a ewidencją można podjąć działania w dwóch kierunkach, zgodnie z odpowiednimi obowiązkami prawnymi: „Pension” (emerytura pracownicza) dotyczy składek emerytalnych, natomiast „PAYE” (podatek potrącany u źródła) dotyczy zgłaszania i odprowadzania podatków do HMRC. Niniejszy artykuł dotyczy typowych sytuacji zatrudnienia, w których wynagrodzenie jest wypłacane za pośrednictwem systemu płacowego.

Uważam, że w przypadku, gdy pobrało opłatę, ale brakuje odpowiedniego wpisu, należy najpierw to sprawdzić i złożyć wniosek o korektę, a nie dokonywać ponownej płatności na własną rękę w celu uzupełnienia danych.

Jeśli emerytura nie została przelana, najpierw sprawdź termin wypłaty

Najpierw należy zwrócić się do instytucji emerytalnej o wykaz poszczególnych wpłat, a następnie porównać go miesiąc po miesiącu z odcinkami wypłaty, aby odróżnić potrącenia z wynagrodzenia pracownika, składki pracodawcy oraz ulgi podatkowe – nie można po prostu mechanicznie odejmować całkowitej kwoty na koncie od kwoty potrąconej z wynagrodzenia. W brytyjskim dokumencie rządowym „Emerytury pracownicze: co pracodawca może, a czego nie może robić” znajduje się jeszcze jedna łatwa do przeoczenia informacja: pierwsza składka po automatycznym przystąpieniu do programu, o ile pozwala na to plan, może zostać zsumowana z kolejnymi i wypłacona 22 dnia czwartego miesiąca. Składki pokrywane przez pracodawcę są natomiast wpłacane w terminach uzgodnionych z programem. Podczas weryfikacji warto poprosić jednocześnie o powiadomienie o przystąpieniu do programu, harmonogram płatności oraz wykaz miesięcy, w których wystąpiły zaległości, aby ustalić, czy termin płatności jeszcze nie upłynął, czy środki zostały już przekazane i oczekują na przydzielenie, czy też rzeczywiście wpłacono zbyt małą kwotę.

Jeśli potwierdzono, że nie otrzymano wynagrodzenia za upływające terminy, należy zwrócić się do działu płac z informacją, za które miesiące i w jakiej wysokości brakuje wypłat, oraz poprosić o pisemną odpowiedź dotyczącą terminu uzupełnienia wypłat, a także zachować otrzymaną odpowiedź.

Po potwierdzeniu luki, do kogo należy się zwrócić?

Zgodnie z wytycznymi zawartymi w sekcji dotyczącej zgłaszania zaległości w płatnościach na stronie internetowej Urzędu Nadzoru Emerytalnego (The Pensions Regulator, TPR) zaległości należy zgłaszać zazwyczaj po upływie 90 dni; do zgłoszenia należą również przypadki ciągłych opóźnień w płatnościach oraz odmowy dokonywania wpłat przez pracodawcę. Wymóg ten nie powoduje przedłużenia terminu płatności. Przed złożeniem zgłoszenia należy przygotować nazwę pracodawcy, adres, numer PAYE, miesiące, za które występują zaległości, oraz kwoty zaległości, a także dołączyć listy płac i dokumentację składek; numer ten zazwyczaj można znaleźć na liście płac lub formularzu P60.

Jeśli instytucja emerytalna poinformowała już, że złożyła sprawozdanie do TPR, zgodnie z oficjalnymi wytycznymi nie ma potrzeby ponownego składania sprawozdania.

W przypadku gdy straty osobiste nadal pozostają nierozwiązane, po zakończeniu odpowiedniej formalnej procedury składania skargi można zwrócić się do Rzecznika ds. Emerytur (The Pensions Ombudsman), który rozpatrzy kwestię zaległych składek i związanych z nimi strat. W skardze należy jasno określić, jakie składki mają zostać uzupełnione oraz jakie straty inwestycyjne mają zostać rozliczone; to, czy odszkodowanie przysługuje i jaka jest jego konkretna kwota, ustala się indywidualnie dla każdego przypadku.

W przypadku braków w dokumentacji podatkowej należy najpierw sprawdzić zeznania podatkowe

Jeśli chodzi o podatki, należy sprawdzić w osobistym koncie podatkowym HMRC dane dotyczące pracodawcy, wynagrodzenia, potrąconego podatku dochodowego oraz kodu podatkowego, a roczne zestawienie składek na ubezpieczenie społeczne (NI) należy sprawdzić oddzielnie. Brak wpisów na koncie sam w sobie nie stanowi dowodu na zaległości pracodawcy w płatnościach; może to również wynikać z problemów związanych ze zgłoszeniem lub dopasowaniem danych. Można zebrać razem odcinki wypłat, wyciągi z konta pokazujące faktycznie otrzymane wynagrodzenie, roczne zaświadczenie P60 o dochodach i podatkach oraz formularz P45 otrzymany przy odejściu z pracy, a następnie zaznaczyć różnice w poszczególnych miesiącach. Instrukcja rządu brytyjskiego dotycząca sprawdzania składek NI przedstawia historię płatności w podziale na lata podatkowe; nie nadaje się ona do ustalenia, czy składki za dany miesiąc zostały wpłacone. Aby sprawdzić aktualne podatki od wynagrodzenia, należy zweryfikować odpowiednie dane w systemie PAYE.

W przypadku rozbieżności w danych należy poprosić dział płac o sprawdzenie i skorygowanie zgłoszenia; jeśli problem nadal nie zostanie rozwiązany, należy przedłożyć HMRC dowody i poprosić o weryfikację zapisów dotyczących podatków i składek na ubezpieczenie społeczne (NI), a także zachować numer referencyjny sprawy.

Po otrzymaniu zawiadomienia o konieczności dopłaty podatku należy również dokładnie ustalić zakres odpowiedzialności

W przypadku wynagrodzeń, od których potrącono już podatek, należy zwrócić się do HMRC z wyraźną prośbą o weryfikację kwoty potrąconego podatku; brak środków na koncie nie stanowi sam w sobie dowodu uzasadniającego konieczność ponownej wypłaty. W przypadku gdy pracodawca nie potrącił pełnej kwoty podatku zgodnie z zasadami PAYE, zgodnie z wytycznymi HMRC „PAYE90020” zazwyczaj należy dochodzić zwrotu od pracodawcy; jeśli spełnione są określone warunki, HMRC może wydać „PAYE direction” (decyzję o przeniesieniu odpowiedzialności), przenosząc odpowiednią odpowiedzialność na pracownika. Różnice podatkowe wynikające z potrącenia podatku, ale nieodprowadzenia go, niedopłaty podatku oraz innych przyczyn należy weryfikować oddzielnie. Po otrzymaniu oficjalnego zawiadomienia należy nadal udzielić odpowiedzi w terminie wskazanym w zawiadomieniu, wyjaśniając spór i żądając przedstawienia podstawy obliczeń; fakt, że pracodawca prowadzi kontrolę ksiąg rachunkowych, nie powoduje automatycznego zawieszenia odpowiednich terminów.

Po otrzymaniu pisemnej odpowiedzi dotyczącej dopłaty lub korekty należy zweryfikować faktyczną kwotę emerytury, która wpłynęła na konto, oraz zaktualizowane dane w rejestrze HMRC. Miesiące, w których dane nie są jeszcze zgodne, należy pozostawić na liście spraw do załatwienia.

Niniejszy artykuł ma charakter wyłącznie informacyjny. W konkretnych sprawach należy skonsultować się z licencjonowanym prawnikiem.

[Źródło danych] Rząd Wielkiej Brytanii, „Emerytury pracownicze: co pracodawca może, a czego nie może robić”; TPR, „Raport dotyczący brakujących wpłat do emerytur pracowniczych”; HMRC, „PAYE90020: Niedopłata podatku i decyzja o przeniesieniu odpowiedzialności”.

Zajmujesz się sprawą prawną w Wielkiej Brytanii? JustiScript może pomóc