Was kann man tun, wenn der Arbeitgeber die Steuern und Rentenbeiträge eines Inhabers eines britischen Visums nicht abführt?

Der 22. des folgenden Monats ist der übliche Stichtag für die Zahlung der Rentenbeiträge.

In den Erläuterungen der britischen Regierung zu betrieblichen Altersvorsorgeplänen heißt es, dass die vom Gehalt einbehaltenen individuellen Beiträge in der Regel bis zum 22. des Folgemonats elektronisch an den Plan überwiesen werden müssen; bei Zahlung per Scheck gilt der 19. als Frist. Sollten Sie feststellen, dass die Abzüge nicht mit den Aufzeichnungen übereinstimmen, können Sie je nach der jeweiligen gesetzlichen Verpflichtung auf zwei verschiedene Arten vorgehen: „Pension“ (betriebliche Altersvorsorge) betrifft die Rentenbeiträge; „PAYE“ (Lohnsteuerabzug) betrifft die Meldung an die HMRC und die Steuerzahlung. In diesem Artikel wird der Fall eines normalen Arbeitsverhältnisses mit Gehaltszahlung über ein Lohnabrechnungssystem behandelt.

Meiner Meinung nach sollte man, wenn bei bereits ein Betrag abgebucht wurde, die Aufzeichnungen jedoch fehlen, zunächst eine Überprüfung vornehmen und eine Berichtigung beantragen; es ist nicht ratsam, den Betrag selbst noch einmal zu überweisen, nur um die Aufzeichnungen zu vervollständigen.

Die Rente ist noch nicht eingegangen? Überprüfen Sie zunächst den Zahlungszeitraum.

Fordern Sie zunächst bei der Rentenversicherung eine Aufstellung der einzelnen Beitragszahlungen an und vergleichen Sie diese monatlich mit Ihren Gehaltsabrechnungen, um zwischen persönlichen Abzügen, Arbeitgeberbeiträgen und Steuervergünstigungen zu unterscheiden. Sie dürfen nicht einfach mechanisch den Gesamtbetrag auf dem Konto vom Gehaltsabzug abziehen. In der Veröffentlichung der britischen Regierung „Betriebliche Altersvorsorge: Was Arbeitgeber tun dürfen und was nicht“ wird auf eine Regelung hingewiesen, die leicht übersehen wird: Die erste Beitragszahlung nach der automatischen Anmeldung kann, sofern der Plan dies zulässt, für die ersten drei Monate zusammengefasst und am 22. des vierten Monats gezahlt werden. Die vom Arbeitgeber zu tragenden Beiträge sind hingegen zu den mit dem Plan vereinbarten Terminen zu entrichten. Bei der Überprüfung sollten Sie gleichzeitig die Beitrittsmitteilung, den Zahlungsplan und die Monate mit Zahlungsrückständen anfordern, um zu klären, ob die Zahlungen noch nicht fällig sind, bereits überwiesen wurden und auf die Zuweisung warten oder ob tatsächlich zu wenig gezahlt wurde.

Wenn Sie festgestellt haben, dass fällige Zahlungen noch nicht eingegangen sind, teilen Sie der Lohnbuchhaltung schriftlich mit, für welche Monate und in welcher Höhe die Zahlungen fehlen, und fordern Sie eine schriftliche Antwort mit dem Termin für die Nachzahlung an. Bewahren Sie die Antwort der Gegenseite auf.

An wen wendet man sich, nachdem die Lücke bestätigt wurde?

Auf der Seite des Pensionsregulierungsamtes (The Pensions Regulator, TPR) zu Fehlbeträgen wird verlangt, dass allgemeine Fehlbeträge erst nach Ablauf von 90 Tagen gemeldet werden; auch anhaltende Zahlungsverzögerungen und die Weigerung des Arbeitgebers, Beiträge zu leisten, sind meldepflichtig. Diese Wartefrist für die Meldung verlängert die Zahlungsfrist nicht. Halten Sie bei der Einreichung den Namen und die Adresse des Arbeitgebers, die PAYE-Nummer sowie die Monate und Beträge der ausstehenden Zahlungen bereit und fügen Sie Gehaltsabrechnungen und Beitragsnachweise bei; die Nummer ist in der Regel auf der Gehaltsabrechnung oder dem P60-Formular zu finden.

Wenn die Rentenversicherung bereits mitgeteilt hat, dass sie dem TPR Meldung erstattet hat, ist laut offizieller Erklärung keine erneute Einreichung erforderlich.

Sollten die persönlichen Verluste weiterhin nicht geklärt sein, kann nach Abschluss des entsprechenden formellen Beschwerdeverfahrens eine Beschwerde beim Pensions Ombudsman (Rentenombudsmann) eingereicht werden, der die ausstehenden Beiträge und die damit verbundenen Verluste prüft. In der Beschwerde ist genau anzugeben, welche Beiträge nachgeholt und welche Anlageverluste berücksichtigt werden sollen; ob ein Anspruch auf Entschädigung besteht und in welcher Höhe, muss im Einzelfall entschieden werden.

Bei Lücken in den Steuerunterlagen werden zunächst die Steuererklärungen geprüft

Was die Steuern betrifft, so werden Arbeitgeber, Gehalt, bereits einbehaltene Einkommensteuer und Steuercode über das persönliche Steuerkonto bei der HMRC abgeglichen; die jährlichen Aufzeichnungen zur Sozialversicherung (NI) werden separat geprüft. Fehlende Einträge im Konto allein sind kein Beweis dafür, dass der Arbeitgeber Zahlungen schuldig ist; es könnte sich auch um Probleme bei der Steuererklärung oder beim Abgleich der Daten handeln. Sie können Ihre Gehaltsabrechnungen, Kontoauszüge über die tatsächlich erhaltenen Zahlungen, die P60-Bescheinigung über das Jahreseinkommen und die Steuerbeträge sowie das bei Ausscheiden aus dem Arbeitsverhältnis erhaltene P45-Formular zusammenstellen und die Differenzen monatlich kennzeichnen. Die Abfrageanleitung der britischen Regierung zur NI zeigt die Beitragszahlungen nach Steuerjahr an; sie eignet sich nicht dazu, um festzustellen, ob die Beiträge für den jeweiligen Monat eingegangen sind. Um die aktuellen Lohnsteuern abzufragen, sollten die entsprechenden PAYE-Daten überprüft werden.

Sollten die Angaben nicht übereinstimmen, bitten Sie die Lohnbuchhaltung, diese zu überprüfen und die Meldung zu korrigieren; sollte das Problem dadurch nicht behoben werden können, reichen Sie bei der HMRC entsprechende Nachweise ein und bitten Sie diese, die Steuer- und Sozialversicherungsdaten zu überprüfen. Notieren Sie sich die Bearbeitungsnummer.

Auch wenn Sie einen Bescheid über eine Nachzahlung erhalten haben, sollten Sie die Haftung klären

Wenn bereits Steuern vom Lohn abgezogen wurden, muss bei der HMRC ausdrücklich eine Überprüfung der bereits einbehaltenen Steuerbeträge beantragt werden; ein leerer Kontostand allein reicht nicht als Nachweis dafür aus, dass eine erneute Zahlung erforderlich ist. Falls der Arbeitgeber die Steuern nicht gemäß den PAYE-Vorschriften in voller Höhe einbehalten hat, sieht die HMRC-Richtlinie „PAYE90020“ vor, dass die Nachzahlung in der Regel vom Arbeitgeber eingefordert wird; unter bestimmten Voraussetzungen kann die HMRC jedoch eine „PAYE-Anweisung“ (Entscheidung zur Haftungsübertragung) erlassen und die entsprechende Haftung auf den Arbeitnehmer übertragen. Steuerausgleichsbeträge, die aufgrund von nicht abgeführten oder zu gering abgezogenen Steuern sowie aus anderen Gründen entstanden sind, müssen jeweils gesondert überprüft werden. Bei Erhalt einer offiziellen Mitteilung sollte dennoch innerhalb der darin angegebenen Frist geantwortet werden, wobei die Einwände darzulegen und die Berechnungsgrundlage anzufordern sind; die Tatsache, dass der Arbeitgeber gerade eine Buchprüfung durchführt, führt nicht automatisch zu einer Aussetzung der entsprechenden Fristen.

Nach Erhalt einer schriftlichen Antwort bezüglich Nachzahlungen oder Korrekturen werden der tatsächlich auf dem Konto eingegangene Rentenbetrag und die aktualisierten Unterlagen der HMRC abgeglichen. Monate, bei denen noch keine Übereinstimmung vorliegt, verbleiben weiterhin auf der Liste der noch zu bearbeitenden Fälle.

Dieser Artikel dient lediglich zu Informationszwecken. Bei konkreten Fragen wenden Sie sich bitte an einen zugelassenen Rechtsanwalt.

[Datenquellen] Britische Regierung: „Betriebliche Altersversorgung: Was Arbeitgeber tun dürfen und was nicht“; TPR: „Bericht über ausstehende Beiträge zur betrieblichen Altersversorgung“; HMRC: „PAYE90020: Entscheidung über zu geringe Steuerabzüge und Haftungsübertragung“.

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