Met een Brits visum, hoe vraag je NIN aan en hoe lang duurt het voordat je het ontvangt?

Pas in het VK aangekomen, kwam ik bij het invullen van een formulier alweer een afkorting tegen, en alleen al het uit elkaar houden van al deze nummers is al vermoeiend genoeg.

Het hier bedoelde NIN, voluit National Insurance Number (Nationaal Verzekeringsnummer), dat door de overheid ook vaak als NINO wordt aangeduid, wordt gebruikt om belastingen en premies voor de nationale verzekering op naam van de betrokkene te registreren. Ik ben van mening dat volwassenen die reeds in het Verenigd Koninkrijk verblijven, recht hebben om te werken en op zoek zijn naar een baan, reeds tijdens het solliciteren met de aanvraag moeten beginnen, zonder te wachten op een aanstellingsbrief.

Al in de sollicitatiefase is er een aanvraagportaal beschikbaar.

De aanvraagrichtlijnen van de Britse overheid vermelden: een aanvraag kan worden ingediend door personen die in het VK verblijven, recht hebben om te werken en zich in een van de drie situaties bevinden: aan het werk, werkzoekend of reeds aangenomen.

Voordat u de aanvraag opent, kunt u eerst inloggen op uw UKVI-account om eVisa te controleren en te bevestigen of het nummer al wordt weergegeven. Bij sommige personen is het nummer al toegekend tijdens de visumprocedure. Mensen die eerder in het VK hebben gewerkt, kunnen ook zoeken naar oude loonstroken, een P60-formulier of brieven van de belastingdienst. Het nummer blijft levenslang geldig; u hoeft het niet opnieuw aan te vragen bij een visumwijziging, een nieuwe baan of wijzigingen in uw persoonlijke gegevens. Als u al een nummer heeft maar het niet kunt vinden, moet u de procedure voor het opvragen van het nummer volgen. Nadat u heeft bevestigd dat u geen nummer heeft, kunt u controleren of u in aanmerking komt voor een nieuwe aanvraag. Personen die nog niet naar het VK zijn afgereisd, moeten wachten tot ze in het VK zijn voordat ze de aanvraag indienen.

Houd het paspoort vast en maak een foto van de pagina.

De startpagina is de aanvraagpagina voor een National Insurance-nummer van de Britse overheid. Selecteer "How to apply" en klik vervolgens op "Apply". Zorg dat u uw paspoort bij de hand heeft en vul het formulier in volgens de volgorde op de pagina.

Bij de aanvraag is een identiteitsverificatie vereist. De officieel vermelde identiteitsbewijzen omvatten een paspoort van elk land, evenals een identiteitskaart van een EU-land, Noorwegen, Liechtenstein of Zwitserland. Een Chinees paspoort valt onder de categorie paspoorten, dus het is niet nodig om een Europese identiteitskaart te zoeken. Volg de instructies op de pagina om een foto te maken en te uploaden waarop u uw paspoort vasthoudt, evenals foto's van andere vereiste identiteitsbewijzen; de eisen voor de foto's zijn afhankelijk van het desbetreffende formulier; u kunt iemand anders vragen om de foto's voor u te maken. U kunt ook een aanvraag indienen zonder de bovengenoemde documenten, maar dan is mogelijk een fysieke identiteitscontrole vereist. Personen die geen foto's kunnen uploaden, kunnen de online aanvraag alsnog voortzetten, maar mogelijk wordt hen vervolgens verzocht een afspraak te maken of kopieën van de documenten per post te sturen; de verwerking zal dan langer duren; de verdere instructies worden toegelicht in de e-mail die u na het indienen ontvangt.

Vier weken, te rekenen vanaf de identiteitsverificatie.

Na het indienen ontvangt u een bevestigingsmail. Het referentienummer daarin wordt gebruikt om deze aanvraag op te volgen. Dit nummer heeft een ander doel dan het officiële NIN en mag niet worden gebruikt om het veld voor het National Insurance Number in de loongegevens in te vullen.

Deze stap wordt vaak over het hoofd gezien: in de sectie 'After you apply' van de aanvraaggids van de Britse overheid staat dat het na het verifiëren van uw identiteit tot wel 4 weken kan duren voordat u een nummer ontvangt. Deze termijn wordt gerekend vanaf het moment dat de identiteitsverificatie is voltooid ; voor mensen die nog wachten op een afspraak, het aanleveren van extra foto's of het versturen van kopieën, mag de tijd niet alleen worden gerekend vanaf de dag waarop op de verzendknop is gedrukt. Ik raad u aan de gegevens over de indieningsdatum, de vereisten voor aanvullende documenten en het voltooien van de identiteitsverificatie samen te bewaren, en de bevestigingsmail te controleren op eventuele openstaande taken.

Als uw aanvraag meer dan 4 weken geleden is ingediend, of als u in die periode bent verhuisd of uw persoonlijke gegevens zijn gewijzigd, kunt u contact opnemen met de hulplijn voor aanvragen. Zorg dat u uw referentienummer bij de hand heeft. De officiële pagina vermeldt de juiste contactkanalen per woonregio.

Het nummer is nog niet opgeroepen, hoe wordt de onboarding geregeld?

De Britse regering heeft duidelijk gemaakt dat personen die hun recht om in het Verenigd Koninkrijk te werken kunnen aantonen, met het werk kunnen beginnen voordat zij NIN hebben ontvangen. De specifieke functie moet nog steeds voldoen aan de voorwaarden van de eigen vergunning, en de werkgever moet de controle van het recht om te werken hebben voltooid. NIN op zich kan niet als enig bewijs van het recht om te werken dienen en breidt de reikwijdte van toegestaan werk niet uit. Bij de voorbereiding op de indiensttreding kunt u de personeelsafdeling informeren dat het nummer is aangevraagd, en de documenten voor het recht om te werken zoals gebruikelijk overleggen; zodra het nummer is ontvangen, kunt u dit doorgeven aan de verantwoordelijke voor de salarisadministratie.

Voor de loonaangifte geldt eveneens een specifieke procedure. In de HMRC-publicatie 'Informatie over de loonaangifte' staat het volgende vermeld: indien het werknemersnummer onbekend is, dient dit veld leeg te worden gelaten en moet tegelijkertijd het adres van de werknemer worden ingevuld.

Bij het invullen van de onboardinggegevens kunt u, wanneer u verplichte velden tegenkomt, de lopende aanvraag door de salarisadministratie laten afhandelen; het referentienummer van de aanvraag mag niet zomaar worden ingevuld om de velden compleet te maken. Naam, geboortedatum en adres moeten overeenkomen met de officiële registratie; deze gegevens zorgen ervoor dat de salarisaangifte correct aan de juiste persoon wordt gekoppeld. Zodra u het officiële nummer heeft ontvangen, vult u dit zo spoedig mogelijk aan en bewaart u de kennisgeving, zodat u deze bij een volgende baanwissel opnieuw kunt gebruiken.

De volgende stap van de aanvraag staat doorgaans vermeld in de bevestigingsmail. Nadat u aan de documentvereisten heeft voldaan zoals aangegeven in de kennisgeving, kunt u tijdens het wachten op uw nummer ook verder werken aan uw sollicitatietraject.

[Gegevensbron] De aanvraagvoorwaarden, identiteitsverificatie en regelingen na de aanvraag uit de 'Gids voor het aanvragen van een National Insurance Number' van de Britse overheid; het gedeelte met werknemersgegevens uit de 'Informatie over loonaangifte' van HMRC. De inhoud van dit artikel is geverifieerd aan de hand van de bovengenoemde officiële webpagina's; voor specifieke verzoeken om aanvullende documenten is de ontvangen aanvraagkennisgeving leidend.

Dit artikel is uitsluitend ter informatie; voor specifieke vragen kunt u een bevoegde advocaat raadplegen.

Omgaan met een Britse juridische kwestie? JustiScript kan helpen