Titulaire d'un visa britannique, comment faire la demande de NIN et quels sont les délais d'obtention ?

À peine arrivé au Royaume-Uni, je remplis un formulaire et je tombe encore sur une abréviation ; rien que pour distinguer tous ces numéros, c'est déjà un vrai casse-tête.

Le NIN mentionné ici, dont le nom complet est National Insurance Number (numéro d'assurance nationale), et officiellement souvent désigné par le sigle NINO, sert à enregistrer les impôts et les cotisations d'assurance nationale au nom de son titulaire. J'estime que les adultes résidant déjà au Royaume-Uni, disposant du droit de travailler et actuellement à la recherche d'un emploi, devraient entamer les démarches dès le début de leur recherche d'emploi, sans attendre de recevoir une offre d'embauche.

Un portail de candidature est accessible dès la phase de recherche d'emploi.

Le guide de demande du gouvernement britannique précise que peuvent soumettre une candidature les personnes résidant au Royaume-Uni, disposant du droit de travailler et se trouvant dans l'une des trois situations suivantes : en emploi, à la recherche d'un emploi ou ayant reçu une offre d'embauche.

Avant d'ouvrir la demande, vous pouvez d'abord vous connecter à votre compte UKVI pour consulter eVisa et vérifier si votre numéro y est déjà indiqué. Certaines personnes se sont déjà vu attribuer un numéro lors de la procédure de visa. Les personnes ayant déjà travaillé au Royaume-Uni peuvent également consulter leurs anciens bulletins de salaire, leur P60 ou leur courrier fiscal. Ce numéro est attribué à vie ; un changement de visa, d'emploi ou de coordonnées personnelles ne nécessite aucune nouvelle demande. Si vous possédez déjà un numéro mais n'arrivez pas à le retrouver, vous devez suivre la procédure de recherche de numéro. Une fois confirmé que vous n'en possédez pas, vous pourrez alors vérifier votre éligibilité à une nouvelle demande. Quant aux personnes qui ne se sont pas encore rendues au Royaume-Uni, elles doivent attendre d'être sur le territoire britannique pour entamer les démarches.

Tenez le passeport en main et photographiez chaque page.

Le point d'entrée est la page de demande de numéro d'assurance nationale du gouvernement britannique. Sélectionnez « How to apply », puis cliquez sur « Apply ». Une fois votre passeport à portée de main, remplissez le formulaire en suivant l'ordre indiqué sur la page.

La procédure de demande implique une vérification d'identité. Les documents acceptés comprennent le passeport de tout pays, ainsi que la carte d'identité délivrée par un pays de l'Union européenne, la Norvège, le Liechtenstein ou la Suisse. Le passeport chinois étant inclus dans la catégorie des passeports, il n'est pas nécessaire de se procurer une carte d'identité européenne. Veuillez suivre les instructions affichées sur la page pour prendre et télécharger une photo de vous tenant votre passeport en main, ainsi que les photos des autres pièces d'identité requises. Les exigences relatives aux images sont celles précisées dans le formulaire en cours ; vous pouvez demander à une tierce personne de prendre les photos. Il est également possible de soumettre une demande sans posséder les documents susmentionnés, mais une vérification en présentiel pourrait alors être requise. Les personnes dans l'impossibilité de télécharger des photos peuvent tout de même poursuivre leur demande en ligne. Elles pourraient par la suite être convoquées à un rendez-vous ou devoir envoyer des copies de leurs documents par la poste, ce qui allongera les délais de traitement. Les modalités précises seront communiquées par courriel après la soumission de la demande.

Quatre semaines, à compter de la vérification d'identité.

Après la soumission, vous recevrez un e-mail de confirmation contenant un numéro de référence permettant de suivre cette demande. Ce numéro a une finalité différente de celle du NIN officiel et ne doit pas être utilisé pour remplir la rubrique du numéro d'assurance nationale dans les informations de paie.

Cette étape est facile à oublier : la section « After you apply » du guide de demande du gouvernement britannique précise qu'après avoir prouvé votre identité, l'obtention d'un numéro peut prendre jusqu'à 4 semaines. Ce délai est calculé à partir de la fin de la vérification d'identité ; les personnes qui attendent encore un rendez-vous, qui doivent fournir des photos supplémentaires ou qui envoient des copies ne doivent pas simplement compter à partir du jour où elles ont appuyé sur le bouton de soumission. Je vous conseille de conserver ensemble la date de soumission, les exigences en matière de pièces complémentaires et les justificatifs de vérification d'identité, et de vérifier si l'e-mail de confirmation contient des tâches à accomplir.

Si votre demande a été soumise il y a plus de 4 semaines, ou si vous avez déménagé ou modifié vos informations personnelles pendant cette période, vous pouvez contacter la ligne d'assistance aux demandes en vous munissant de votre numéro de référence. La page officielle répertorie les différents canaux en fonction de votre lieu de résidence.

Le numéro n'est pas encore arrivé, comment l'intégration est-elle organisée ?

Le gouvernement britannique précise clairement que les personnes en mesure de prouver leur droit de travailler au Royaume-Uni peuvent commencer à travailler avant d'avoir reçu NIN. Le poste occupé doit néanmoins rester conforme aux conditions de votre autorisation, et l'employeur doit procéder à la vérification de votre droit au travail. NIN ne peut, à lui seul, constituer une preuve du droit au travail, pas plus qu'il n'élargit le champ des activités professionnelles autorisées. Au moment de votre intégration, vous pouvez informer le service des ressources humaines que votre numéro est en cours de demande et fournir vos justificatifs de droit au travail comme à l'accoutumée ; une fois le numéro obtenu, vous le communiquerez au service chargé de la paie.

Il existe également des procédures spécifiques pour la déclaration des salaires. Le document « Informations sur la déclaration des salaires » du HMRC précise : si le numéro d'employé est inconnu, laissez ce champ vide et renseignez simultanément l'adresse de l'employé.

Lors de la saisie des informations d'embauche, en cas de champs obligatoires, vous pouvez confier au service de la paie le traitement de votre demande en cours ; il ne faut pas utiliser le numéro de récépissé de demande uniquement pour remplir les cases vides. Le nom, la date de naissance et l'adresse doivent être conformes aux registres officiels ; ces informations permettent d'assurer une correspondance exacte entre la déclaration de salaire et la personne concernée. Dès réception du numéro officiel, complétez les informations manquantes dans les plus brefs délais et conservez la notification, afin de pouvoir la réutiliser lors de votre prochain changement d'emploi.

La prochaine étape de la candidature est généralement indiquée dans l'e-mail de confirmation. Une fois les documents requis soumis conformément aux instructions, vous pouvez poursuivre vos démarches de recherche d'emploi en attendant votre numéro.

[Sources des données] Conditions d'éligibilité, vérification d'identité et dispositions postérieures à la demande du « Guide de demande de numéro d'assurance nationale » du gouvernement britannique ; section relative aux informations des employés dans les « Informations sur la déclaration des salaires » du HMRC. Le présent document a été vérifié conformément aux pages officielles susmentionnées ; les pièces complémentaires spécifiques requises sont celles précisées dans la notification de demande reçue par le demandeur.

Le présent article est fourni à titre indicatif uniquement. Pour toute question spécifique, veuillez consulter un avocat agréé.

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